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一种系统性解决问题的管理思路
发布时间:2017-06-08

提到问题管理,大家都很熟悉四象限法则,从重要性和紧急性两个维度对问题进行分类管理,然后按优先级次序逐一解决。然而实际工作中,多数管理者都面临着每天有N个协调会议,N个问题等待处理,而且,各类各样的问题层出不穷。诚然,企业经营中问题的产生和存在是必然的,但有没有方法让一部分问题不再重复发生以减少管理者的无效劳动?有没有方法去预防一些问题的发生以减少管理者不必要的付出?

 

列举几个常见案例与大家共享。

1、 销售费用控制,公司希望减少不必要的销售支出,往往会对销售费用管理制定相应管理制度,最常见的是规定销售人员的费用限额。于是问题产生了:如果不规定费用限额,每次审批报销单时总会发现不少支出是无必要的,属浪费。但规定费用限额,销售人员为了不超费用,可能会尽量减少出差、减少客情关系维护支出……,后果是销售业绩被影响。

2、 研发技术人员大量时间用于处理生产问题,这类问题在研发、生产型企业比较常见。往往是一款产品完成设计后,试产OK,进入量产环节后却发现各类问题(如原材料、工艺等)层出不穷,结果是研发人员天天被生产叫去现场解决相关问题。个别情况严重的企业,研发人员在生产现场解决问题的时间比其用于产品研发的时间还多。

3、 HR每天忙着招人,用人部门每天抱怨HR招不到人或者招来的人根本不符合要求,还要浪费时间去面试。

4、 生产部门天天开“对料会”,生产安排往往只能根据物料到位情况来进行,而不是根据订单或需求来安排。后果是经常出现客户投诉交期延误,生产部门经常加班加点却生产效率低下。

类似的案例在许多企业中每天都在重复发生,各级管理者也每天都在为解决这些问题焦头烂额。给大家介绍一个解决思路,不求能对所有问题有效,但至少可以让大家不必费心费力去应对那些重复发生的问题。

通过流程优化和建设可以系统地屏蔽大量问题重复出现,比如以上四个案例。

 

1、 建立相应销售管理流程,根据销售目标要求,制定出各个区域或者各个产品的销售计划,再进一步策划达成计划目标的各类销售行为和活动。通过这个流程可以预算出销售费用,然后再分解到每个销售团队或销售员。那么对于销售费用的审批只需判断销售是否按照既定的计划去完成各项销售工作,其费用是否在预算范围内即可。而销售人员通过这个流程可以获得明确的工作指导,也不用再为某笔支出该不该花,上级是不是会批准而纠结。管理者可以因此而获得更多的时间放在追踪各类销售活动的执行及效果、思考如何更好地开拓市场上。

2、 研发与转产的问题,这类问题的发生往往是两个原因,一是后端部门在研发时的参与度不够,二是转产评审环节失控。如果通过研发流程的优化,让后端部门在研发时就把量产的需求提出来,然后严格控制转产评审环节。必定可以大量减少量产时的问题,对于研发人员和生产部门来说,都可以提高工作效率。

3、 招聘不能及时到位或者招不到合适的人,很多时候并不是HR的问题。我看过很多用人部门写的招聘需求,往往只有简单的门坎条件,比如学历、工作经验、年龄等。HR仅仅依赖这些条件去招聘,大量的筛选工作肯定是在用人部门,因此,用人部门会抱怨HR找了一堆不符条件的人来面试。有这类问题的企业不妨试试优化招聘流程,从招聘需求的提出、招聘渠道的选择、任职资格的细化、薪酬待遇的明确等方面对流程进行优化,提高简历的筛选效率和HR初面的效果。

4、 生产问题的根源往往是需求管理、计划管理的问题,通过需求管理流程、计划管理流程优化和建设,主动去管理客户需求、提高做好采购、产能的评估,然后根据业务规则来合理安排计划。生产可能还是要“对料”,但这时的“对料”是确认物料是否能按计划到位,来保证生产是按计划进行,而不是对有哪些料再来排产。

 

流程优化不是万能药,但是企业如果能有效利用这一工具,一定可以系统地解决掉某些重复发生,而管理者必须每天面对的问题。从而为管理者节约出更多的时间去解决更为重要的问题。

 

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